Kosten die zichzelf indienen
Leg bonnen vast op een foto, categoriseer ze automatisch, controleer het beleid en routeer: onkostendeclaraties veranderen van een wekelijkse klus in een bijzaak.
Onkostenbeheer is het toonbeeld van werk dat geen aandacht beloont. Door het te automatiseren, krijgen medewerkers meer tijd en wordt de naleving van het beleid vergroot – een zeldzame overwinning in beide richtingen.
De kostenstroom
- 01
Vastleggen
Ontvangsten worden gefotografeerd of doorgestuurd; de agent haalt leverancier, bedrag, categorie, belasting en overeenkomsten op voor kaarttransacties.
- 02
Beleidscontrole
Elke uitgave wordt gecontroleerd aan de hand van het beleid: categorielimieten, documentatievereisten, factureerbare regels voor de klant.
- 03
Goedkeuren en vergoeden
Onkostenroute opschonen voor goedkeuring (of automatisch goedkeuren onder drempel); de terugbetaling loopt volgens schema.
Mogelijkheden
Kaartintegratie
Bedrijfskaartfeeds worden automatisch gekoppeld aan bonnen, waardoor handmatige invoer overbodig wordt.
Kilometerstand en dagvergoeding
Routegebaseerde kilometer- en dagvergoedingsberekeningen per land/regio afgehandeld zonder personeelsberekening.
Factureerbare facturen van klanten
Projectgelabelde onkosten stromen door naar facturering; voor afschrijvingen is uitdrukkelijke goedkeuring vereist.
Fraude signalen
Dubbele bonnen, gewijzigde documenten en afwijkende patronen worden ter beoordeling gemarkeerd.